Sigorta hukukunun işleyişinde en önemli dayanak noktası sigorta sözleşmeleridir. Sigorta sözleşmelerinin yapılmasında da birtakım belgelere ihtiyaç duyulmaktadır. Bu belgeler; teklifname, poliçe, temditname ve zeyilnamedir.

1. Sigorta Teklifnamesi

Sigorta poliçesi düzenlenmeden önce sigortalının sigorta açısından değerlendirilmesine yönelik bir belge düzenlenir. Bu belgeye teklifname denilmektedir. Sigorta teklifnamesi, sigorta ettiren tarafından ve çoğunlukla sigorta aracıları yardımıyla düzenlenerek sigortacıya verilen bir bilgi formu aracılığıyla yapılır. Teklifname bir sigorta talebidir. Uygulamada sigorta şirketleri poliçe kesilmesi için gerekli belgeleri kolayca alabilmek ve ellerinde sigortalının yazılı beyanını bulundurabilmek için basılı teklif formları kullanmaktadırlar.

Sigorta teklifnamesinde asgari unsurlar şu şekildedir:

• Sigortacının, sigorta ettirenin, sigorta ettirenle sigortalı ayrı kişilerse sigortalının ve sigortadan yararlanacak diğer kişilerin açık kimlikleri ve adresleri,
• Poliçenin başlangıç ve bitiş tarihleri, sigorta süresi,
• Acentenin numarası,
• Sigortanın türü, sigorta güvencesi kapsamına giren rizikolar ve ek güvenceler,
• Sigorta konusu birim ve özellikleri,
• Sigorta tutarı,
• Her bir güvence için sigorta bedelleri ve toplam sigorta bedeli, primlerin ne şekilde ve kime ödeneceği,
• Ayrıca düzenlenecek sigorta türüne göre soru ve cevaplar.

Teklif formunun taraflarca imzalanmış olması, sigortanın şirketçe kabul edilmiş olduğu anlamına gelmemektedir. Kabul işlemi, sigorta poliçesinin düzenlenip imzalanması ve primin tahsil edilmesi biçiminde gerçekleşmiş olacaktır. Türk Ticaret Kanunu’nun 1405’inci maddesinde: “Sigortacı ile sigorta sözleşmesi yapmak isteyen kişinin, sözleşmenin yapılması için verdiği teklifname, teklifname tarihinden itibaren otuz gün içinde reddedilmemişse, sigorta sözleşmesi kurulmuş sayılacaktır” hükmü ayrıca düzenleme bulmuştur.

2. Sigorta Poliçesi

Sigorta teklifnamesi kabul edildikten sonra, sigorta sözleşmesi “poliçe” adı verilen bir senede bağlanır. Bu konuda, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 1424’üncü maddedeki düzenleme şöyledir: “Sigortacı; sözleşmesi kendisi veya acentesi tarafından yapılmış olan bir sigorta sözleşmesinin yapılmasından itibaren yirmi dört saat, diğer hallerde on beş gün içinde, yetkililerce imzalanmış bir poliçeyi sigorta ettirene vermekle yükümlüdür. Sigortacı poliçenin geç verilmesinden doğan zararlardan sorumludur. Sigorta poliçesi, sigorta anlaşmasının yazılı şekli olup, sigortacının ve sigortalının hak ve yükümlülüklerini göstermektedir. Poliçe, sigorta ilişkisinin varlığını ve içeriğini ispat belgesidir. Uygulamada sigorta sözleşmeleri, sigorta poliçesi düzenlenmesi yoluyla yapılmaktadır.

Bir sigorta poliçesinde bulunması gereken unsurlar şunlardır:

• Sigortacı ile sigortalının/sigorta ettirenin ve varsa çıkar sahibinin ismi, adresi
• Sigortanın konusu
• Verilen güvenceler
• Güvencenin başlangıç ve bitiş tarihleri
• Sigorta bedeli
• Prim tutarı ve ödeme koşulları
• Düzenleme tarihi

Poliçe düzenlenerek imzalanır ve sigortalıya “Genel Koşullar” ve varsa “Özel Koşullar” ile birlikte verilir.

Türkiye’deki tüm sigorta şirketlerince aynı koşullar genel koşul olarak bildirilmektedir. Buna göre; ilgilinin poliçe ile güvence altına alınan halleri, kesinlikle güvence altına alınamayan halleri, isteğe bağlı olarak alınabilecek veya dışarıda tutulabilecek halleri, sigortalının ve sigortacının sorumluluklarını, haklarını, hasar halinde takip edilecek süreç gibi konuları içeren anlaşma maddeleri, genel koşulların konusudur. Bu hususlar, yasanın emredici hükümlerine aykırı olmamak şartıyla ayrı ayrı her sigorta dalı için sigortaca düzenlenir ve Hazine Müsteşarlığı’nca onaylanır ve poliçe ekinde mutlaka sigortalıya verilir.

Özel koşulların yazılı olduğu belgeye “kloz” denilmektedir. Kloz ile sigorta sözleşme kapsamına bazı rizikolar eklenebileceği gibi, bazıları da sözleşme kapsamı dışında tutulabilir. Güvenceyi genişletmek için sigortacıya ek prim ödenir. Klozlar, bütün sigorta ve reasürans çeşitlerinde geniş uygulama alanı bulmaktadır.

Sigorta poliçesi, sigorta şirketi ya da sözleşme yapmaya yetkili acente tarafından düzenlenir ve imzalanır. İmza başkaca bir onaya bağlı değildir. Poliçe uygulamada üç nüsha şeklinde düzenlenmekte ve biri sigortacıda, biri aracıda kalmakta, bir nüshası da sigorta yaptırana verilmektedir.

Poliçeler konusunda abonman poliçesi, grup sigorta poliçesi ve geçici sigorta poliçesi gibi sınıflandırmalar yapılmaktadır.

3. Temditname

Temditname, uzatma belgesi demektir. Sigorta sözleşmesinin süresinin sona ermesinden sonra sözleşmenin otomatik olarak sigortacı tarafından yenilenmesine ve esas sözleşmedeki hükümleri içeren yeni bir poliçe düzenlenmesine temdit, yani uzatma işlemi denir. Bu konuda düzenlenen yeni poliçeye de temditname ismi verilir. Temditname, sigortalıların sigorta süresinin bitiminde sigorta güvencesinden yoksun kalmamaları için tek taraflı olarak sigorta şirketince düzenlenir. Ancak Türk Sigorta Hukuku’nda sigorta sorumluluğunun başlaması, prim ödeme koşuluna bağlı olduğundan, Türkiye’de poliçenin sigortacı tarafından yenilenmesi ya da uzatılması yapılmamaktadır.

4. Zeyilname

Sigorta poliçesinin yürürlük süresi içerisinde sigorta ve reasürans sözleşmesinde yapılan değişiklikler, ekler, iptaller gibi durumları belirten ve sözleşmeye eklenen ek poliçeye “zeyilname” denilmektedir.

Zeyilname, poliçede yapılacak herhangi bir değişikliği belgeleyen sözleşme metnidir. Bu değişiklik, sigorta konusunun mülkiyetinin değişmesi, adres değişikliği, rizikoyu meydana getiren koşulların ağırlığının değişmesi gibi biçimlerde olabilir. Zeyilname primli ya da primsiz yapılabilir. Örneğin, adres değişikliğinin yapılmasında bir prim alınmaz. Primli zeyilnamelerde ise bazen sigortalıdan prim alındığı gibi, bazen de prim iadesi yapılabilmektedir.