A. Giriş

Dernek gelirleri; üye ödentisi, dernek faaliyetleri sonucunda veya dernek malvarlığından elde edilen gelirler ile bağış ve yardımlardan oluşmaktadır.

Dernekler Yönetmeliği 35’inci maddesine göre, derneklerin hesap dönemi ise bir takvim yılıdır. Hesap dönemi 1 Ocak’ta başlar ve 31 Aralık’ta sona erer. Yeni kurulan derneklerde hesap dönemi kuruluş tarihinde başlar ve 31 Aralık’ta sona erer. Bu arada talepte bulunmaları halinde, Spor Genel Müdürlüğü’nce tescil edilmiş spor kulüplerinin farklı tarihleri kapsayan hesap dönemini kullanmalarına İçişleri Bakanlığı’nca izin verilebilir.

Derneklerin mali işleriyle ilgili bilinmesi gereken bir diğer husus ise, gelir düzeyleri düşük ve “kamuya yararlı dernek” statüsünde olmayan derneklerin işletme hesabı esasına göre kayıt tutacağı ve yıl sonlarında Dernekler Yönetmeliği EK-16’da gösterilen biçimde “İşletme Hesabı tablosu” düzenleyeceği hususudur.

Bu arada gelir düzeyleri belirlenen düzeyin üstünde olan dernekler ile “kamuya yararlı dernek” statüsünde olan dernekler bilanço hesabına göre muhasebe tutarlar. Bilanço esasına göre defter tutan bu derneklerin yıl sonlarında Hazine ve Maliye Bakanlığı’nca yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel tebliğlerini esas alarak bilanço ve gelir tablosunu düzenlemeleri gerekmektedir.

B. Gelir ve Giderlerde Usul

Gelir ve giderlerde usul ile dernek defter ve kayıtlarına ilişkin Dernekler Kanunu’nun 11’inci maddesinde şu esaslara yer verilmiştir:

“Dernek gelirleri alındı belgesi ile toplanır ve giderler harcama belgesi ile yapılır. Dernek gelirlerinin bankalar aracılığıyla toplanması halinde banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti gibi belgeler alındı belgesi yerine geçer. Alındı belgeleri ve harcama belgelerinin saklama süresi beş yıldır.

Dernek gelirlerinin toplanmasında kullanılacak alındı belgeleri dernek yönetim kurulu kararıyla bastırılır. Alındı belgesinin şekli, bastırılması, onaylanması ve kullanılması ile dernek gelirlerinin toplanmasında kullanılacak yetki belgesine ilişkin hususlar yönetmelikte düzenlenir.

Dernek gelirlerini toplayacak kişiler yönetim kurulu kararıyla belirlenir ve bunların adına yetki belgesi düzenlenir.

Dernekler tarafından tutulacak defter ve kayıtlar ile ilgili usul ve esaslar yönetmelikte düzenlenir. Bu defterlerin dernek biriminden ya da noterden onaylı olması zorunludur.”

Banka yoluyla bağış kabullerinde banka dekontları bağış makbuzu yerine geçer. Aynı şey elektronik ortamda bağış kabulünde de geçerlidir.

Dernek giderleri fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleri ile yapılır. Derneklerin gelir ve gider belgelerine ilişkin ayrıntılı düzenleme Dernekler Yönetmeliği 38’inci maddede mevcuttur. Aynı şekilde alındı belgelerinin biçimi, bastırılması, kontrolü ve deftere kaydı gibi hususlar söz konusu yönetmeliğin 42, 43 ve 44’üncü Maddelerinde ayrıntılı düzenlenmiştir.

1. Alındı Belgelerinin Kullanımı

Alındı belgeleri, gelir tahsil etme görev ve yetkisine sahip bulunanlara, sayman üyelerce imza karşılığı verilir ve kullanıldıktan sonra imza karşılığı geri alınır.

Alındı belgeleri, tükenmez kalemle okunaklı bir biçimde silintisiz ve kazıntısız olarak doldurulur. Ödemede bulunana asıl yaprak koparılarak verilir, koçan kısmı ciltte kalır. Düzenleme sırasında hata yapılırsa, hatalı belge yaprağı ödemede bulunana verilmez. Asıl ve koçan üzerine “İPTAL” ibaresi yazılıp her ikisi de koparılmadan ciltte bırakılır. Form şeklinde bastırılan alındı belgelerinin de aslı ödemede bulunana verilir, sureti de dosyada muhafaza edilir.

2. Gelirlerin Tahsili İçin Yetki Belgesi ve Yetkililerin Uyması Gereken Kurallar

Derneklerde gelir tahsili kural olarak yönetim kuruluna aittir. Ancak bunun yeterli olmayacağı düşünülerek, dernek yönetim kurulu kararı ile bazı kişilere de gelir tahsil yetkisi verilebilmektedir. Söz konusu yetkinin süresi en fazla bir yıldır. Ancak bu yönetim kurulu aynı kişilerin yetkilerini yenilemeye yetkilidir.

Yetki belgesinin süresinin bitmesi veya adına yetki belgesi düzenlenen kişinin görevinden ayrılması, ölümü, işine veya görevine son verilmesi, derneğin dağıldığının tespit edilmesi veya fesih edilmesi hallerinde, verilmiş olan yetki belgelerinin bir hafta içinde dernek yönetim kuruluna teslimi zorunludur. Bu arada gelir toplama yetkisi yönetim kurulu kararıyla her zaman iptal edilebilir.

Bu arada dernek adına tahsil edilen gelirler, otuz gün içinde dernek saymanına teslim edilmek veya derneğin banka hesabına yatırılmak zorundadır. Ancak tahsilatı 5.000 Türk lirasını geçenler, en geç iki gün içinde derneğin banka hesabına yatırılmak durumundadır. Dernek kasasında bulundurulabilecek para miktarı, ihtiyaçlar dikkate alınarak yönetim kurulunca belirlenir (Dernekler Yönetmeliği m. 47).

Dernekler tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri beş yıl süreyle saklanmak zorundadır.

Dernek hizmetlerinde gönüllüler ve yönetim kurulu kararı ile göreve başlatılan ücretliler de çalıştırılabilir. Dernekler Kanunu 13’üncü maddesine göre; dernek yönetim ve denetim kurullarının kamu görevlisi olmayan başkan ve üyelerine ücret verilebilir. Verilecek ücret genel kurul tarafından tespit edilir. Yönetim ve denetim kurulu dışındaki üyelere herhangi bir ödeme yapılamaz. Ancak dernek hizmetleri için görevlendirilecek üyelere gündelik ve yolluk verilebilir. Bu da yine genel kurul tarafından tespit olunur.

3. Dernek Defter ve Kayıtları

Derneklerin defter tutma esasları Dernekler Kanunu 31’inci maddesinde şu şekilde düzenlenmiştir:

“Dernekler, işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Ancak, kamu yararına çalışma statüsü bulunan dernekler ile yıllık brüt gelirleri (Değişik ibare-Resmi Gazete: 21.10.2021-31635 /m.8) “bir milyon beş yüz bin TL” yi aşan dernekler takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutarlar.

Şubesi bulunan derneklerin bilanço esasına göre defter tutmaları halinde, birinci fıkrada belirtilen hadlere bakılmaksızın, bu derneklerin şubeleri de bilanço esasına göre defter tutarlar.

İşletme esasına göre defter tutan dernekler, yukarıda belirtilen hadde bağlı kalmaksızın yönetim kurulu kararıyla bilanço esasına göre defter tutabilirler.

Bilanço esasına geçen dernekler, üst üste iki hesap döneminde yukarıda belirtilen hadlerin altına düşerlerse, takip eden yıldan itibaren işletme hesabı esasına dönebilirler.

Ticari işletmesi bulunan dernekler, ticari işletmesi için, ayrıca Vergi Usul Kanunu defter tutma esasları hükümlerine göre defter tutarlar.”

Derneklerde tutulacak defterler, Dernekler Yönetmeliğinin 32’nci maddesinde ayrıntılı bir şekilde belirtilmiştir. Bunlar; Karar defteri, Üye Kayıt Defteri, Evrak Kayıt Defteri ve İşletme Hesabı Defteri’dir. Defterlerin tasdiki kullanılmaya başlamadan önce Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü’ne veya notere yaptırılır. Yevmiye defteri her yıl yeniden tasdik ettirilir. Büyük Defterin onaylatılması zorunlu değildir (Dernekler Yönetmeliği m.36).