Ülkelerin birbirleriyle iletişimlerinin artması ile ortaya çıkan ve bir ülkedeki resmi bir evrağın başka bir ülkede de resmiyet kazanması durumu için apostil işlemi yapılması gerekmektedir.

Apostil işlemleri, 5 Ekim 1961 yılında Lahey Anlaşması (Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılmasına Dair 5 Ekim 1961 tarihli Lahey Sözleşmesi) ile Lahey Konferansı’na üye ve taraf devletler için ortaya çıkmıştır. Sözleşmeyi imzalayan devletler, yabancı resmi belgelerin diplomasi ve konsolosluk temsilcilerince tasdiki mecburiyetinin kaldırılması isteği ile bu konuda bir sözleşme yapmayı kararlaştırmışlardır. Bu sözleşme ülkemiz açısından 29.09.1985 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

Apostil işlemi üye ve taraf devletlerden birinden alınan bir resmi belgenin anlaşmada adı geçen diğer ülkelerde de kullanılmasını, yani geçerlilik kazanmasını sağlayan bir uygulamadır.

6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu 224’üncü maddesi düzenlemesinde de, yabancı devlet makamlarınca hazırlanan resmî belgelerin, Türkiye’de bu vasfı taşıması, belgenin verildiği devletin yetkili makamı veya ilgili Türk konsolosluk makamı tarafından onaylanmasına bağlı olduğu belirtilerek, Türkiye’nin taraf olduğu milletlerarası sözleşmelerin yabancı resmi belgelerin tasdiki ile ilgili hükümlerinin saklı olduğu belirtilmiştir.

Diğer bir ülkede geçerliliğinin var olması istenen evraka ilişkin apostil işleminin, evrakın düzenlendiği ülkede yapılması gerekmekte olup, bu noktada bazı aşamalar gündeme gelmektedir.

• Buna göre apostil işlemine konu belge, hangi ülkede geçerli olacaksa o ülkenin diline çevrilmelidir.
• Yeminli tercüme bürolarında ya da yeminli tercüman ile çevirisi gerçekleştirilmeli ve sonrasında yemin zaptının bulunduğu noterlikte onaylanarak başvuru yapılmalıdır.

Ülkemizde apostil şerhi için idari belgeler bakımından Valilikler, Kaymakamlıklar; adli nitelikteki evraklar için Ağır Ceza Mahkemesi kuruluşu olan merkezlerde yer alan Adalet Komisyonu Başkanlıklarına başvurulması gerekir.

Sözleşme'nin amaçları bakımından, aşağıdaki belgeler resmi belge sayılmaktadır:

1. Savcı, zabıt kâtibi veya adliye memuru tarafından verilmiş belgeler de dahil olmak üzere, Devletin bir yargı organına veya mahkemesine bağlı bir makam veya görevli memur tarafından düzenlenmiş olan belgeler,
2. İdari belgeler,
3. Noter senetleri,
4. Kişilerce özel sıfatla imzalanmış belgeler üzerine konulmuş olup belgenin kaydının veya belirli bir tarihte mevcut olduğunun ve imzaların doğruluğunun resmi makam ve noterlerce tasdiki gibi resmi beyanlar.

Bununla birlikte işbu sözleşme, diplomasi veya konsolosluk memurları tarafından düzenlenmiş belgeler ile ticaret veya gümrük işlemleriyle doğrudan doğruya ilgili olan idari belgelere uygulanmayacaktır.